Акты приема-передачи и уничтожения документов

Акты приема-передачи и уничтожения документов

Год документа: 2019

Группа документа: Договоры

Вид документа: Акт

Форматы для скачивания: DOC, PDF

Акты приема-передачи и уничтожения документов – образцы документооборота любой организации. При этом бумага составляется как при передаче документов внутри одной компании, так и между двумя юридическими или физическими лицами (в зависимости от ситуации).

Передача и утилизация документации подтверждаются актами, формы которых определяет организация самостоятельно. Как правило, шаблон удостоверяется приказом руководителя. Также разрешается использовать акты передачи и уничтожения в любой свободной форме: на простом листе А4 или листе с фирменным обозначением.

В сегодняшней статье детально рассмотрим, что пишется в шаблонах на передачу, уничтожение и утрату документации.

Дочитайте статью: в конце можно скачать образцы актов.

Акт приема-передачи документов

Передаточный акт используется во многих ситуациях. Наиболее простой вариант – передача пакета документации от одного лица к другому. Делается это, чтобы подтвердить факт передачи документов при увольнении сотрудника. Таким образом, снижается вероятность пропажи или порчи документации. Факт отсутствия каких-либо папок подтверждается актом, который имеет юридическую силу.

Если передаются документы важной значимости или секретности между двумя организациями – также составляется передаточный акт, только уже между двумя юрлицами. Подобный документ также составляется между частными лицами.

Для передачи документации может использоваться шаблон, принятый в компании, или образец в свободной форме. Вне зависимости от формы, в акте должны прописываться обязательные реквизиты, без которых бумага не будет иметь юридической силы.

Как составить акт в свободной форме:

  1. Прописываем название документа, его номер, если это фиксируется, а также реквизиты договора, к которому составляется акт (это касается больше передачи бумаг между юридическими лицами).
  2. Прописываем информацию об участвующих сторонах. Если это физические лица: ФИО и данные паспорта (при простой передачи от увольняющего работника к работнику заменяющему хватит ФИО). Если юридические: полное наименование организаций и информация о представителях.
  3. Перечисление передаваемых бумаг, краткая информация, количество, сведения о датах.
  4. Подписи сторон.
Акт приема-передачи документов

Внутри организации акт используется при передаче кадровых документов, приемке документов, которые имеют важную значимость в работе предприятия или содержание папок имеет конфиденциальную информацию.

Передаточный акт не относится к обязательной процедуре документооборота предприятия, однако специалисты рекомендуют его составлять, чтобы избежать в дальнейшем неприятностей. Особенно это касается случаев, когда новый руководитель или главный бухгалтер принимает дела, либо происходит реорганизация или продажа компании.

При смене директора

При смене руководителя новый сотрудник обязан принять дела от предыдущего директора. Акт составляется в любой форме, обычно, это уже установленный в компании образец на фирменном бланке. В верхнем правом углу прописывается приказ и дата принятия образца, посередине – название бумаги. Далее – информация о комиссии, которая занимается передачей бумаг, среди них должен быть сотрудник, который передает дела.

Перечень передаваемых бумаг приводится в виде списка или табличном варианте. Внизу члены комиссии ставят личные подписи и дату составления акта.

При смене главного бухгалтера

Примерно такая же процедура нужна и при передаче бухгалтерских документов от увольняющего главного бухгалтера к его заместителю или сотруднику, который пришел на его место.

При смене главного бухгалтера

Составляется акт в свободной форме по общепринятым стандартам компании. Образец может закрепляться приказом руководителя или другим локальным нормативом. Рекомендуется провести инвентаризацию основных статей баланса, сдать отчетность, свериться по расчетам с налоговой службой и внебюджетными фондами. В акте отражаются:

информация о самом документе (название, сведения о форме установления, дата составления)  
информация об учетной политике, наличие неточностей в отчетности, причины их возникновения
опись ценного имущества главного бухгалтера (ключи от сейфов, электронные ключи для использования специализированных программ, штампы и печати)  
перечень передаваемых документов (можно оформить приложением к акту)

В конце ставятся подписи ответственных лиц.

При продаже ООО

При продаже ООО (имеется в виду 100% доли от учредителя или нескольких учредителей) процесс приема-передачи кадровых документов, устава, бухгалтерской документации и прочего происходит ни от одного учредителя к другому, а именно от старого директора к новому. Ответственность за них несет именно руководитель, поэтому назначение нового директора происходит одним из способов:

  • старый директор слагает свои полномочия и передает их новому еще до фактической продажи;
  • после продажи и регистрации нового учредителя им принимается решение о снятии старого руководителя и назначении нового.

Только после этого происходит передача дел от одного к другому лицу. Предыдущий директор по акту передает учредительные документы, бухгалтерскую и кадровую документацию, печати и штампы, уставные документы и прочее. Таким образом, происходит процедура схожая с процедурой приемки-передачи при смене директора.

Акт на уничтожение документов

Акт на уничтожение документов является документальным подтверждением необходимости утилизации документации. Сюда относятся бумаги:

  • с истекшим сроком хранения;
  • которые не имеют значения для текущей и дальнейшей деятельности компании;
  • которые не несут научного и исторического значения для организации.

Акт составляется в любой форме, принимается также бланк, утвержденный на предприятии. Утилизируются бумаги любого структурного подразделения. Для этого предварительно создается экспертная комиссия с количеством участников, как минимум, два человека. При этом в комиссию должен входить человек из отдела, списание документов на уничтожение которого и производится.

Акт на уничтожение документов

Комиссия принимает решение о выделении документов к уничтожению и по результатам анализа составляет акт. Вне зависимости от шаблона, в нем указываются:

  • общеорганизационные сведения (дата составления, дата утилизации, номер утвержденного приказа, обоснование уничтожения документации);
  • информация о членах комиссии;
  • перечень бумаг, срок хранения которых истек, либо хранить которые нецелесообразно (подробно описывается название папок, номера по номенклатуре дел, количество, дата заведения и прочее);
  • указывается способ уничтожения.

Предлагаем рассмотреть пример уничтожения бухгалтерских документов.

Акт на уничтожение документов

Кстати! Комиссия вправе принять решение о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акт об утрате документов

Как бы хорошо не был устроен учет документов и архивной деятельности, случаются ситуации, при которых возможна утеря бумаг. Это могут быть форс-мажоры (пожары, затопления), кража, потеря по халатности сотрудников и прочее.

Если обнаруживается недостача документации, приказом руководителя назначается комиссия по расследованию этого дела. Она же в конечном итоге составляет акт об утрате документов. Образец составляется в любой форме.

Акт об утрате документов

В акте прописывается информация об участниках комиссии, перечень утраченной документации и подробности о ней (названия, номера дел, дата заведения и закрытия). Описывается причина утраты, возможность восстановления. Акт об утрате визируется участниками комиссии и руководителем.

Акт об утрате документов

Несмотря на то, что подобные акты составляются в свободной форме, компании разрабатывают собственные образцы, руководствуясь общепринятыми правилами. Скачайте примеры актов в формате ворд бесплатно. Вы сможете их использовать в работе или применять для собственных шаблонов.

Видео

Скачать документы

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

Акт приема-передачи документов Акт приема-передачи документов скачать в формате word Акт приема-передачи документов скачать в формате pdf
Акт об утрате документов Акт об утрате документов скачать в формате word Акт об утрате документов скачать в формате pdf
Акт приема передачи дел при смене директора Акт приема передачи дел при смене директора скачать в формате word Акт приема передачи дел при смене директора скачать в формате pdf
Акт приема передачи дел при смене бухгалтера Акт приема передачи дел при смене бухгалтера скачать в формате word Акт приема передачи дел при смене бухгалтера скачать в формате pdf
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector